PDF, Word, Excel ve ZIP Dosyalarına Şifre Koyma Rehberi

Bir dosyayı gerçekten korumak için açma şifresiyle şifreleme gerekir: PDF dosyaları AES-256, Word, Excel ve PowerPoint dosyaları Office'in Agile Encryption yöntemini (güncel sürümlerde AES-256), ZIP arşivleri ise zayıf ZipCrypto yerine AES-256 kullanmalıdır. PDF sahip şifresi, Word'ün Düzenlemeyi Kısıtla özelliği ya da Excel'in Sayfayı Koru özelliği gibi izin ayarları şifreleme değildir ve kolayca kaldırılabilir. Modern şifrelemede korumanın gücü neredeyse tamamen şifrenizin gücüne bağlıdır.

"Şifre korumalı" ifadesi birbirinden çok farklı birkaç şey için gevşek biçimde kullanılır. Bazı korumalar bir dosyayı şifre olmadan matematiksel olarak okunamaz hale getirir; bazıları ise yalnızca uyumlu yazılımlardan birkaç düğmeyi devre dışı bırakmasını ister. Hangisini kullandığınızı bilmek, bir belgeyi korumanın en önemli parçasıdır.

Açma şifresi ile kısıtlamaların farkı nedir?

Açma şifresi, dosyanın içeriğini şifreden türetilen bir anahtarla şifreler. Şifre olmadan veri anlamsız baytlardan ibarettir ve hiçbir yazılım onu gösteremez. Bu gerçek bir korumadır.

Kısıtlamalar ya da izinler farklıdır. Dosya herkes için normal şekilde açılır, ancak oluşturan kişi bazı eylemlerin engellenmesini istemiştir. Bunları matematik değil, uygulama dayatır; bu yüzden kararlı birini değil, sıradan değişiklikleri durdururlar:

• PDF izinleri (sahip şifresi). Bir PDF, yazdırmayı, kopyalamayı ve düzenlemeyi denetleyen ikinci bir sahip şifresi taşıyabilir. Dosyanın açma şifresi yoksa herkes okuyabilir ve birçok araç izin işaretlerini yok sayar ya da kaldırır. Açma şifresi olsa bile işaretler yalnızca görüntüleyici onlara uyduğu sürece geçerlidir.
• Word'de Düzenlemeyi Kısıtla. Değişiklikleri izlenen değişiklikler, yorumlar ya da form doldurma ile sınırlar. Belgenin kendisi şifrelenmez.
• Excel'de Sayfayı Koru ve Çalışma Kitabını Koru (yapı). Hücreleri kilitler ya da sayfaların eklenmesini, silinmesini veya yeniden adlandırılmasını engeller. Paylaşılan tablolarda yanlışlıkla yapılan değişiklikleri önler ancak güvenlik sınırı değildir; veriler yine de okunabilir.
• Son Olarak İşaretle ve salt okunur önerilir. Bunlar, her kullanıcının kapatabileceği nazik uyarılardır.

Hataları önlemek için kısıtlamaları kullanın. İçerik gizliyse her zaman açma şifresi kullanın.

Dosya şifrelemesi ne kadar güçlü?

AES-256'nın kendisine karşı pratik bir saldırı yoktur. Saldırganlar bunun yerine şifreleri tahmin eder. Dosyayı kopyalar ve donanımlarının izin verdiği hızda, birkaç yanlış denemeden sonra kilitlenme olmadan, adayları çevrimdışı dener. Office ve modern PDF şifrelemesi, anahtarı birçok tur özetleme (hashing) ile türeterek bunu yavaşlatır (Office'in Agile Encryption yöntemi varsayılan olarak şifreyi 100.000 kez özetler), ancak hiçbir yavaşlatma, her tahmin listesinin başlarında yer alan Summer2024 gibi bir şifreyi kurtarmaz.

ZipCrypto daha temel bir biçimde zayıftır: saldırgan arşivdeki bir dosyanın içeriğinin bir kısmını, örneğin standart bir dosya başlığını biliyorsa, şifre ne kadar iyi olursa olsun anahtarlar kurtarılabilir. Yalnızca alıcı başka hiçbir şey açamıyorsa ve içerik gerçekten hassas değilse kullanın. Arşiv biçimleri hakkında daha fazlası için ZIP, RAR ve 7Z karşılaştırmamıza bakın.

Tahmine dayanıklı bir şifre seçin

• En önemlisi uzunluktur. Dört beş rastgele kelimeden oluşan bir parola cümlesi ya da 16 veya daha fazla karakterlik rastgele bir dizi, çevrimdışı tahminin çok ötesindedir.
• Rastgele ve benzersiz yapın. İsimler, tarihler, klavye desenleri ve başka yerde kullandığınız şifreler ilk denenenlerdir. Diğer sitelerden sızan şifreler her saldırganın listesinde bulunur.
• Bir oluşturucuya bırakın. Şifre oluşturucumuz uzun rastgele şifreleri tarayıcınızda, yerel olarak üretir.
• Bir şifre yöneticisinde saklayın; böylece uzun ve rastgele bir şifre yük olmaz.

PDF'ye şifre nasıl konur?

1. PDF Şifrele aracımızı açın ve dosyayı üzerine bırakın.
2. Belgeyi açmak için güçlü bir şifre girin.
3. İsteğe bağlı olarak bir sahip şifresi belirleyin ve okuyucuların yazdırıp yazdıramayacağını, metni kopyalayıp kopyalayamayacağını ya da düzenleyip düzenleyemeyeceğini seçin.
4. PDF Şifrele düğmesine tıklayın ve şifreli kopyayı indirin. Şifrenin çalıştığını doğrulamak için bir kez açın, ardından artık ihtiyacınız olmayan korumasız kopyaları silin.

Masaüstü yazılımlarda Adobe Acrobat Pro (ücretli sürüm) Koru aracıyla şifre korumasını sunar; ücretsiz Acrobat Reader ise şifre ekleyemez. LibreOffice, Dosya > PDF Olarak Dışa Aktar yolunu kullanıp Güvenlik sekmesinde şifre belirlediğinizde şifreleyebilir; macOS Önizleme de PDF'yi dışa aktarırken şifre ekleyebilir. Bildiğiniz bir şifreyi kaldırmak için PDF Kilidini Aç aracını kullanın; bu araç, şifresiz açılan dosyalardaki yazdırma ve kopyalama kısıtlamalarını da kaldırır.

Word, Excel ve PowerPoint dosyalarına şifre nasıl konur?

Araçlarımızla Word Belgesini Şifrele, Excel Dosyasını Şifrele veya PowerPoint Dosyasını Şifrele seçeneğini seçin, ardından:

1. .docx, .xlsx veya .pptx dosyasını araca bırakın.
2. Şifreyi girin ve şifrele düğmesine tıklayın.
3. Şifreli dosyayı indirin. Word, Excel veya PowerPoint dosya açılırken şifreyi soracaktır.

Windows'taki Microsoft Office'te adımlar her uygulamada aynıdır:

1. Dosyayı açın ve Dosya > Bilgi bölümüne gidin.
2. Belgeyi Koru (Word), Çalışma Kitabını Koru (Excel) veya Sunuyu Koru (PowerPoint) seçeneğine tıklayın.
3. Parola ile Şifrele seçeneğini seçin, şifreyi yazın, doğrulayın ve dosyayı kaydedin.

Hiçbir şeyi şifrelemeyen Düzenlemeyi Kısıtla veya Geçerli Sayfayı Koru değil, Parola ile Şifrele seçeneğini seçtiğinizden emin olun. Şifreyi sonradan kaldırmak için adımları tekrarlayın, şifre kutusunu boşaltın ve kaydedin. Word Belgesinin Kilidini Aç aracımız ve Excel ile PowerPoint eşdeğerleri, mevcut şifreyi girdiğinizde aynı işi tarayıcıda yapar.

ZIP'e veya başka bir dosyaya şifre nasıl konur?

Görseller, videolar ve CAD çizimleri gibi birçok dosyanın kendi şifre özelliği yoktur. Standart çözüm, onları şifreli bir arşive koymaktır:

1. Herhangi Bir Dosyayı Şifrele aracını açın ve dosyaları ya da klasörleri ekleyin.
2. Bir şifre girin ve varsayılan AES-256 şifrelemeyi koruyun.
3. Şifreli ZIP'i indirin ve gönderin. Alıcının 7-Zip, WinRAR ya da AES'i destekleyen başka bir arşivleyiciye ihtiyacı olacaktır.

Mevcut bir arşive şifre eklemek için ZIP Şifrele aracını; bildiğiniz bir şifreyi kaldırmak için ZIP Şifresini Kaldır aracını kullanın. 7-Zip'te Arşive ekle seçeneğini seçin, bir şifre girin ve şifreleme yöntemi olarak AES-256'yı seçin. Dosya adlarının kendisi hassassa 7z biçimini seçin ve Dosya adlarını şifrele kutusunu işaretleyin. Windows Dosya Gezgini'nin şifreli ZIP oluşturamadığını ve macOS ile Linux'taki zip -e komutunun zayıf ZipCrypto yöntemini kullandığını unutmayın.

Şifre güvenli şekilde nasıl paylaşılır?

Şifre dosyayla birlikte giderse şifrelemenin anlamı kalmaz. E-postayı ele geçiren ya da yanlışlıkla kendisine iletilen herkes ikisini de alır.

• Farklı bir kanal kullanın. Dosyayı e-postayla, şifreyi kısa mesaj, telefon görüşmesi ya da mesajlaşma uygulamasıyla gönderin.
• Düzenli yazışmalarda önceden anlaşın; böylece her seferinde şifre göndermek gerekmez.
• Her iki tarafın da kullandığı bir şifre yöneticisinin paylaşım özelliğini kullanın.
• Şifreyi farklı dosyalarda ya da alıcılarda tekrar kullanmayın.

Bazı kurumsal e-posta sistemleri, virüs tarayıcıları içlerine bakamadığı için şifreli ekleri engeller veya karantinaya alır. Alıcı dosyanın hiç ulaşmadığını söylüyorsa muhtemel neden budur ve güvenli bir dosya paylaşım hizmeti daha iyi çalışabilir.

Dosya şifresini unutursanız ne olur?

Arka kapı yoktur, sıfırlama bağlantısı da yoktur. Gerçek şifreleme tam da bu yüzden işe yarar: yazılımın üreticisi dahil hiç kimse şifre olmadan dosyanın şifresini çözemez. Tek seçenek tahmin etmektir; bu da yalnızca şifrenin büyük kısmını hatırlıyorsanız işe yarar. Bizimki de dahil kilit açma araçları doğru şifreyi ister; korumayı kaldırırlar, aşmazlar. İstisna, açma şifresi olmayan kısıtlamalardır; bunlar kaldırılabilir, çünkü baştan hiçbir şey şifrelenmemiştir. Önemli bir şeyi şifrelemeden önce şifreyi güvenli bir yerde saklayın ve erişimi kaybetmek maliyetli olacaksa şifrelenmemiş bir kopyayı güvenli bir yerde tutun.

Sıkça sorulan sorular

Şifre korumalı bir PDF güvenli mi?

Açma şifresi varsa ve AES-256 kullanıyorsa, şifre uzun ve rastgele olduğu sürece evet. Şifresiz açılan ama yazdırmayı ya da kopyalamayı engelleyen bir PDF güvenli değildir; bu kısıtlamalar kolayca kaldırılabilir.

Excel'in Sayfayı Koru özelliği verilerimin okunmasını engeller mi?

Hayır. Sayfayı Koru, hücrelerin Excel'de düzenlenmesini engeller ancak çalışma kitabı şifrelenmez. Dosyanın açılırken şifre istemesi için Dosya > Bilgi > Çalışma Kitabını Koru > Parola ile Şifrele yolunu kullanın.

Alıcı şifre korumalı ZIP dosyamı neden Windows'ta açamıyor?

Windows Dosya Gezgini yalnızca eski ZipCrypto yöntemini destekler. AES-256 ZIP'ler için 7-Zip, WinRAR ya da benzer bir araç gerekir. Hassas dosyalarda zayıf şifrelemeye dönmek yerine alıcıdan birini yüklemesini isteyin.

Unuttuğum bir Word veya PDF şifresini kurtarabilir miyim?

Resmi bir yolla hayır. Dosya yalnızca şifre tahmin edilerek açılabilir; bu da ancak kısa ya da tahmin edilebilir şifreler için gerçekçidir. Güçlü bir şifrenin sizi korumasının nedeni de tam olarak budur.

Dosyaları şifrelemek için online bir araç kullanmak güvenli mi?

İşlemin nerede yapıldığına bağlıdır. Şifreleme ve kilit açma araçlarımız tamamen tarayıcınızda çalışır; dolayısıyla dosyalar ve şifreler yüklenmez. Dosyaları bir sunucuya yükleyen herhangi bir hizmette, şifrelenmemiş belgeyi o sunucuya emanet etmiş olursunuz.