PDF, Word, Excel und ZIP mit Passwort schützen – so geht's

Um eine Datei richtig mit einem Passwort zu schützen, brauchen Sie eine Verschlüsselung mit einem Öffnungspasswort: PDF-Dateien verwenden AES-256, Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien nutzen die Agile Encryption von Office (in aktuellen Versionen AES-256), und ZIP-Archive sollten AES-256 statt des schwachen ZipCrypto-Verfahrens verwenden. Berechtigungseinstellungen wie das Besitzerpasswort bei PDFs, „Bearbeitung einschränken“ in Word oder „Blatt schützen“ in Excel sind keine Verschlüsselung und lassen sich leicht entfernen. Bei moderner Verschlüsselung hängt die Stärke des Schutzes fast ausschließlich von der Stärke Ihres Passworts ab.

„Passwortgeschützt“ wird locker für mehrere sehr unterschiedliche Dinge verwendet. Manche Schutzmaßnahmen machen eine Datei ohne Passwort mathematisch unlesbar; andere bitten kooperative Software lediglich, ein paar Schaltflächen zu deaktivieren. Zu wissen, welche Variante Sie verwenden, ist der wichtigste Teil beim Schutz eines Dokuments.

Passwort zum Öffnen oder Beschränkungen: der Unterschied

Ein Passwort zum Öffnen verschlüsselt den Inhalt der Datei mit einem aus dem Passwort abgeleiteten Schlüssel. Ohne das Passwort sind die Daten bedeutungslose Bytes, und keine Software kann sie anzeigen. Das ist echter Schutz.

Beschränkungen oder Berechtigungen sind etwas anderes. Die Datei lässt sich für jeden normal öffnen, doch der Ersteller hat darum gebeten, bestimmte Aktionen zu sperren. Durchgesetzt werden sie von der Anwendung, nicht von der Mathematik, sie halten also beiläufige Änderungen auf, aber keine entschlossene Person:

• PDF-Berechtigungen (Besitzerpasswort). Ein PDF kann ein zweites Passwort, das Besitzerpasswort, tragen, das Drucken, Kopieren und Bearbeiten steuert. Hat die Datei kein Öffnungspasswort, kann jeder sie lesen, und viele Programme ignorieren oder entfernen die Berechtigungsmarkierungen. Selbst mit Öffnungspasswort gelten die Markierungen nur, solange der Viewer sie beachtet.
• Word: Bearbeitung einschränken. Lässt nur nachverfolgte Änderungen, Kommentare oder das Ausfüllen von Formularen zu. Das Dokument selbst ist nicht verschlüsselt.
• Excel: Blatt schützen und Arbeitsmappe schützen (Struktur). Sperren Zellen oder verhindern, dass Blätter hinzugefügt, gelöscht oder umbenannt werden. Sie beugen Versehen in gemeinsam genutzten Tabellen vor, sind aber keine Sicherheitsgrenze; die Daten bleiben lesbar.
• „Als abgeschlossen kennzeichnen“ und „Schreibschutz empfehlen“. Das sind höfliche Hinweise, die jeder Nutzer wegklicken kann.

Nutzen Sie Beschränkungen, um Fehler zu vermeiden. Nutzen Sie ein Passwort zum Öffnen, sobald der Inhalt vertraulich ist.

Wie sicher ist die Verschlüsselung?

Für AES-256 selbst gibt es keinen praktischen Angriff. Angreifer erraten stattdessen Passwörter. Sie kopieren die Datei und probieren Kandidaten offline so schnell aus, wie ihre Hardware es zulässt, ohne Sperre nach ein paar Fehlversuchen. Die Verschlüsselung von Office und moderne PDF-Verschlüsselung bremsen das, indem sie den Schlüssel über viele Hash-Runden ableiten (die Agile Encryption von Office hasht das Passwort standardmäßig 100.000-mal), doch keine Verlangsamung rettet ein Passwort wie Summer2024, das in jeder Wortliste für Rateangriffe weit oben steht.

ZipCrypto ist auf grundlegendere Weise schwächer: Kennt ein Angreifer einen Teil des Inhalts einer Datei im Archiv, etwa einen Standard-Dateikopf, lassen sich die Schlüssel unabhängig von der Qualität des Passworts wiederherstellen. Verwenden Sie es nur, wenn der Empfänger nichts anderes öffnen kann und der Inhalt nicht wirklich sensibel ist. Mehr zu Archivformaten finden Sie in unserem Vergleich ZIP vs. RAR vs. 7Z.

Wählen Sie ein Passwort, das Erraten widersteht

• Die Länge zählt am meisten. Eine Passphrase aus vier oder fünf zufälligen Wörtern oder eine zufällige Zeichenfolge mit 16 oder mehr Zeichen liegt weit jenseits dessen, was sich offline erraten lässt.
• Machen Sie es zufällig und einmalig. Namen, Datumsangaben, Tastaturmuster und Passwörter, die Sie anderswo nutzen, werden zuerst probiert. Geleakte Passwörter anderer Websites stehen in der Liste jedes Angreifers.
• Lassen Sie einen Generator arbeiten. Unser Passwort-Generator erstellt lange zufällige Passwörter lokal in Ihrem Browser.
• Speichern Sie es in einem Passwortmanager, damit ein langes, zufälliges Passwort keine Last ist.

So schützen Sie ein PDF mit einem Passwort

1. Öffnen Sie unser Tool „PDF schützen“ und ziehen Sie die Datei hinein.
2. Geben Sie ein starkes Passwort zum Öffnen des Dokuments ein.
3. Legen Sie optional ein Besitzerpasswort fest und bestimmen Sie, ob Leser drucken, Text kopieren oder bearbeiten dürfen.
4. Klicken Sie auf „PDF schützen“ und laden Sie die verschlüsselte Kopie herunter. Öffnen Sie sie einmal, um zu prüfen, ob das Passwort funktioniert, und löschen Sie dann ungeschützte Kopien, die Sie nicht mehr brauchen.

Bei Desktop-Software bietet Adobe Acrobat Pro (die kostenpflichtige Version) Passwortschutz über sein Werkzeug „Schützen“, während der kostenlose Acrobat Reader keine Passwörter hinzufügen kann. LibreOffice kann verschlüsseln, wenn Sie Datei > Exportieren als PDF wählen und auf der Registerkarte „Sicherheit“ Passwörter festlegen, und die Vorschau von macOS kann beim Exportieren eines PDFs ein Passwort hinzufügen. Um ein bekanntes Passwort zu entfernen, nutzen Sie PDF entsperren; das Tool entfernt außerdem Druck- und Kopierbeschränkungen von Dateien, die ohne Passwort geöffnet werden.

So schützen Sie Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien mit einem Passwort

Wählen Sie bei unseren Tools Word mit Passwort schützen, Excel mit Passwort schützen oder PowerPoint mit Passwort schützen und gehen Sie so vor:

1. Ziehen Sie die .docx-, .xlsx- oder .pptx-Datei in das Tool.
2. Geben Sie das Passwort ein und klicken Sie auf die Schaltfläche zum Schützen.
3. Laden Sie die verschlüsselte Datei herunter. Word, Excel oder PowerPoint fragt beim Öffnen nach dem Passwort.

In Microsoft Office für Windows sind die Schritte in jeder Anwendung gleich:

1. Öffnen Sie die Datei und gehen Sie zu Datei > Informationen.
2. Klicken Sie auf Dokument schützen (Word), Arbeitsmappe schützen (Excel) oder Präsentation schützen (PowerPoint).
3. Wählen Sie Mit Kennwort verschlüsseln, geben Sie das Passwort ein, bestätigen Sie es und speichern Sie die Datei.

Achten Sie darauf, Mit Kennwort verschlüsseln zu wählen und nicht „Bearbeitung einschränken“ oder „Aktuelles Blatt schützen“, die nichts verschlüsseln. Um das Passwort später zu entfernen, wiederholen Sie die Schritte, leeren das Passwortfeld und speichern. Unser Tool Word-Dokument entsperren und seine Excel- und PowerPoint-Pendants erledigen das im Browser, wenn Sie das aktuelle Passwort eingeben.

So schützen Sie ein ZIP oder jede andere Datei mit einem Passwort

Viele Dateien, etwa Bilder, Videos und CAD-Zeichnungen, haben keine eigene Passwortfunktion. Die Standardlösung ist, sie in ein verschlüsseltes Archiv zu packen:

1. Öffnen Sie Beliebige Dateien mit Passwort schützen und fügen Sie die Dateien oder Ordner hinzu.
2. Geben Sie ein Passwort ein und behalten Sie die Standardverschlüsselung AES-256 bei.
3. Laden Sie das verschlüsselte ZIP herunter und senden Sie es. Der Empfänger braucht 7-Zip, WinRAR oder ein anderes Archivprogramm, das AES unterstützt.

Um einem vorhandenen Archiv ein Passwort hinzuzufügen, nutzen Sie ZIP mit Passwort schützen; um ein bekanntes Passwort zu entfernen, ZIP-Passwort entfernen. Wählen Sie in 7-Zip Zu Archiv hinzufügen, geben Sie ein Passwort ein und wählen Sie AES-256 als Verschlüsselungsmethode. Sind die Dateinamen selbst sensibel, wählen Sie das 7z-Format und aktivieren Sie Dateinamen verschlüsseln. Beachten Sie, dass der Windows-Explorer keine verschlüsselten ZIPs erstellen kann und der Befehl zip -e unter macOS und Linux das schwache ZipCrypto-Verfahren verwendet.

So teilen Sie das Passwort sicher

Verschlüsselung ist sinnlos, wenn das Passwort mit der Datei reist. Wer die E-Mail abfängt oder fälschlich weitergeleitet bekommt, erhält beides.

• Nutzen Sie einen anderen Kanal. Senden Sie die Datei per E-Mail und das Passwort per SMS, Anruf oder Messenger.
• Vereinbaren Sie es im Voraus bei regelmäßigem Austausch, damit nicht jedes Mal ein Passwort versendet werden muss.
• Nutzen Sie die Freigabefunktion eines Passwortmanagers, sofern beide einen verwenden.
• Verwenden Sie das Passwort nicht mehrfach für verschiedene Dateien oder Empfänger.

Manche Firmen-E-Mail-Systeme blockieren oder isolieren verschlüsselte Anhänge, weil ihre Virenscanner nicht hineinsehen können. Sagt ein Empfänger, die Datei sei nie angekommen, ist das eine wahrscheinliche Ursache, und ein sicherer Dateiaustauschdienst funktioniert womöglich besser.

Wenn Sie das Passwort vergessen

Es gibt keine Hintertür und keinen Link zum Zurücksetzen. Echte Verschlüsselung funktioniert gerade deshalb, weil niemand, auch nicht der Softwarehersteller, die Datei ohne das Passwort entschlüsseln kann. Die einzige Möglichkeit ist Raten, und das klappt nur, wenn Sie sich an den größten Teil des Passworts erinnern. Entsperr-Tools, auch unsere, verlangen das richtige Passwort; sie entfernen den Schutz, sie umgehen ihn nicht. Die Ausnahme sind Beschränkungen ohne Öffnungspasswort, die sich entfernen lassen, weil von vornherein nichts verschlüsselt war. Bevor Sie etwas Wichtiges verschlüsseln, bewahren Sie das Passwort sicher auf und halten Sie an einem geschützten Ort eine unverschlüsselte Kopie bereit, falls ein Zugriffsverlust teuer wäre.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein passwortgeschütztes PDF sicher?

Wenn es ein Passwort zum Öffnen hat und AES-256 verwendet, ja – vorausgesetzt, das Passwort ist lang und zufällig. Ein PDF, das ohne Passwort geöffnet wird, aber Drucken oder Kopieren blockiert, ist nicht sicher; diese Beschränkungen lassen sich leicht entfernen.

Kann „Blatt schützen“ in Excel verhindern, dass jemand meine Daten liest?

Nein. „Blatt schützen“ verhindert das Bearbeiten von Zellen in Excel, aber die Arbeitsmappe ist nicht verschlüsselt. Mit Datei > Informationen > Arbeitsmappe schützen > Mit Kennwort verschlüsseln verlangen Sie ein Passwort zum Öffnen.

Warum kann der Empfänger mein passwortgeschütztes ZIP unter Windows nicht öffnen?

Der Windows-Explorer unterstützt nur das alte ZipCrypto-Verfahren. AES-256-ZIPs brauchen 7-Zip, WinRAR oder ein ähnliches Programm. Bitten Sie den Empfänger, eines zu installieren, statt bei sensiblen Dateien auf schwache Verschlüsselung auszuweichen.

Kann ich ein vergessenes Word- oder PDF-Passwort wiederherstellen?

Nicht auf offiziellem Weg. Die Datei lässt sich nur durch Erraten des Passworts öffnen, was nur bei kurzen oder vorhersehbaren Passwörtern realistisch ist. Genau deshalb schützt Sie ein starkes Passwort.

Ist es sicher, Dateien mit einem Online-Tool zu verschlüsseln?

Das hängt davon ab, wo die Verarbeitung stattfindet. Unsere Schutz- und Entsperr-Tools laufen vollständig in Ihrem Browser, sodass weder Dateien noch Passwörter hochgeladen werden. Bei jedem Dienst, der Dateien auf einen Server hochlädt, vertrauen Sie diesem Server das unverschlüsselte Dokument an.