Untuk melindungi file dengan kata sandi secara benar, Anda memerlukan enkripsi dengan kata sandi untuk membukanya: file PDF memakai AES-256, file Word, Excel, dan PowerPoint memakai Agile Encryption dari Office (AES-256 pada versi terbaru), dan arsip ZIP sebaiknya memakai AES-256, bukan skema ZipCrypto yang lemah. Pengaturan izin seperti kata sandi pemilik (owner password) pada PDF, Restrict Editing di Word, atau Protect Sheet di Excel bukan enkripsi dan mudah dihapus. Dengan enkripsi modern, kekuatan perlindungan hampir sepenuhnya bergantung pada kekuatan kata sandi Anda.
- Hanya "kata sandi untuk membuka" yang mengenkripsi isi file; pembatasan pengeditan dan pencetakan hanyalah penanda yang bisa diabaikan oleh perangkat lunak.
- AES-256 pada PDF, Agile Encryption pada Office, dan AES-256 pada ZIP semuanya kuat jika dipadukan dengan kata sandi yang panjang dan unik.
- ZipCrypto lemah, dan ZIP terenkripsi standar tetap menampilkan nama file di dalamnya.
- Kirim kata sandi lewat saluran yang berbeda dari file, jangan pernah di email yang sama.
- Kata sandi yang terlupa tidak bisa dipulihkan atau direset; satu-satunya jalan untuk masuk kembali adalah menebaknya.
Istilah "dilindungi kata sandi" dipakai secara longgar untuk beberapa hal yang sangat berbeda. Sebagian perlindungan membuat file tidak terbaca secara matematis tanpa kata sandi; sebagian lain hanya meminta perangkat lunak yang patuh untuk menonaktifkan beberapa tombol. Mengetahui mana yang sedang Anda pakai adalah bagian terpenting dalam melindungi dokumen.
Kata sandi untuk membuka vs pembatasan
Kata sandi untuk membuka mengenkripsi isi file dengan kunci yang diturunkan dari kata sandi. Tanpa kata sandi, datanya hanyalah byte tak bermakna, dan tidak ada perangkat lunak yang bisa menampilkannya. Ini perlindungan yang sesungguhnya.
Pembatasan atau izin berbeda. File terbuka seperti biasa untuk siapa saja, tetapi pembuatnya meminta agar tindakan tertentu diblokir. Ini ditegakkan oleh aplikasi, bukan oleh matematika, sehingga hanya menghentikan perubahan iseng, bukan orang yang bertekad:
- Izin PDF (kata sandi pemilik). PDF bisa memiliki kata sandi kedua, yaitu kata sandi pemilik, yang mengatur pencetakan, penyalinan, dan pengeditan. Jika file tidak memiliki kata sandi untuk membuka, siapa pun bisa membacanya, dan banyak alat mengabaikan atau menghapus penanda izin tersebut. Bahkan dengan kata sandi untuk membuka, penanda itu hanya berlaku selama aplikasi pembaca menghormatinya.
- Restrict Editing di Word. Membatasi perubahan hanya pada pelacakan perubahan, komentar, atau pengisian formulir. Dokumennya sendiri tidak dienkripsi.
- Protect Sheet dan Protect Workbook (struktur) di Excel. Mengunci sel atau mencegah sheet ditambah, dihapus, atau diganti namanya. Ini mencegah kesalahan yang tidak disengaja pada spreadsheet bersama tetapi bukan batas keamanan; datanya tetap bisa dibaca.
- Mark as Final dan read-only recommended. Ini hanya pemberitahuan sopan yang bisa ditutup oleh pengguna mana pun.
Gunakan pembatasan untuk mencegah kesalahan. Gunakan kata sandi untuk membuka setiap kali isinya bersifat rahasia.
Seberapa kuat enkripsinya?
| Jenis file | Enkripsi dengan kata sandi untuk membuka | Menyembunyikan nama file atau metadata? | Catatan |
|---|---|---|---|
| AES-256 (PDF 2.0, security handler revision 6) | Isi dienkripsi; nama file PDF itu sendiri tidak | PDF lama mungkin memakai RC4 atau AES-128; lindungi ulang dengan AES-256 | |
| Word, Excel, PowerPoint (.docx, .xlsx, .pptx) | Agile Encryption (ECMA-376), diperkenalkan bersama Office 2010; AES-256 pada versi terbaru | Seluruh paket dokumen dienkripsi | File .doc dan .xls yang sangat lama memakai skema yang jauh lebih lemah |
| ZIP (AES-256) | AES-256 per file | Tidak: nama, ukuran, dan tanggal tetap terlihat | Windows File Explorer tidak bisa membuka ZIP terenkripsi AES |
| ZIP (ZipCrypto) | Stream cipher lama | Tidak | Lemah; rentan terhadap serangan known-plaintext |
| 7Z | AES-256 | Ya, jika enkripsi header diaktifkan | Perlu 7-Zip atau alat yang kompatibel untuk membukanya |
Belum ada serangan praktis terhadap AES-256 itu sendiri. Yang dilakukan penyerang adalah menebak kata sandi. Mereka menyalin file dan mencoba kandidat secara offline secepat perangkat keras mereka mampu, tanpa penguncian setelah beberapa kali salah. Enkripsi Office dan PDF modern memperlambat hal ini dengan menurunkan kunci melalui banyak putaran hashing (Agile Encryption Office meng-hash kata sandi 100.000 kali secara default), tetapi seberapa pun diperlambat, prosesnya tidak akan menyelamatkan kata sandi seperti Summer2024, yang muncul di awal setiap daftar tebakan.
ZipCrypto lebih lemah secara lebih mendasar: jika penyerang mengetahui sebagian isi satu file di dalam arsip, misalnya header file standar, kuncinya bisa dipulihkan seberapa pun bagusnya kata sandi. Gunakan hanya bila penerima tidak bisa membuka format lain dan isinya tidak benar-benar sensitif. Untuk informasi lebih lanjut tentang format arsip, lihat perbandingan kami ZIP vs RAR vs 7Z.
Pilih kata sandi yang sulit ditebak
- Panjang adalah yang terpenting. Frasa sandi dari empat atau lima kata acak, atau string acak sepanjang 16 karakter atau lebih, jauh di luar jangkauan tebakan offline.
- Buat acak dan unik. Nama, tanggal, pola keyboard, dan kata sandi yang Anda pakai di tempat lain dicoba lebih dulu. Kata sandi yang bocor dari situs lain ada di daftar setiap penyerang.
- Serahkan pada generator. Generator Kata Sandi kami membuat kata sandi acak yang panjang secara lokal di browser Anda.
- Simpan di pengelola kata sandi agar kata sandi yang panjang dan acak tidak menjadi beban.
Cara memberi kata sandi pada PDF
- Buka alat Lindungi PDF kami, lalu seret dan lepas file ke sana.
- Masukkan kata sandi yang kuat untuk membuka dokumen.
- Jika mau, atur kata sandi pemilik dan pilih apakah pembaca boleh mencetak, menyalin teks, atau mengedit.
- Klik Lindungi PDF dan unduh salinan terenkripsinya. Buka sekali untuk memastikan kata sandinya berfungsi, lalu hapus salinan tanpa perlindungan yang tidak lagi Anda perlukan.
Pada perangkat lunak desktop, Adobe Acrobat Pro (versi berbayar) menyediakan perlindungan kata sandi lewat alat Protect, sedangkan Acrobat Reader gratis tidak bisa menambahkan kata sandi. LibreOffice bisa mengenkripsi saat Anda memakai File > Export as PDF dan mengatur kata sandi di tab Security, dan Preview di macOS bisa menambahkan kata sandi saat mengekspor PDF. Untuk menghapus kata sandi yang Anda ketahui, gunakan Buka Kunci PDF; alat ini juga menghapus pembatasan pencetakan dan penyalinan dari file yang terbuka tanpa kata sandi.
Cara memberi kata sandi pada file Word, Excel, dan PowerPoint
Dengan alat kami, pilih Lindungi Word dengan Kata Sandi, Lindungi Excel dengan Kata Sandi, atau Lindungi PowerPoint dengan Kata Sandi, lalu:
- Seret dan lepas file .docx, .xlsx, atau .pptx ke alat tersebut.
- Masukkan kata sandi dan klik tombol lindungi.
- Unduh file terenkripsi. Word, Excel, atau PowerPoint akan meminta kata sandi saat file dibuka.
Di Microsoft Office untuk Windows, langkahnya sama di setiap aplikasi:
- Buka file dan pergi ke File > Info.
- Klik Protect Document (Word), Protect Workbook (Excel), atau Protect Presentation (PowerPoint).
- Pilih Encrypt with Password, ketik kata sandi, konfirmasi, lalu simpan file.
Pastikan Anda memilih Encrypt with Password, bukan Restrict Editing atau Protect Current Sheet, yang tidak mengenkripsi apa pun. Untuk menghapus kata sandi nanti, ulangi langkah tersebut, kosongkan kotak kata sandi, lalu simpan. Alat Buka Kunci Dokumen Word kami dan padanannya untuk Excel dan PowerPoint melakukan hal yang sama di browser saat Anda memasukkan kata sandi saat ini.
Cara memberi kata sandi pada ZIP atau file lainnya
Banyak file, seperti gambar, video, dan gambar teknik CAD, tidak memiliki fitur kata sandi sendiri. Jawaban standarnya adalah memasukkannya ke dalam arsip terenkripsi:
- Buka Lindungi File Apa Pun dengan Kata Sandi dan tambahkan file atau folder.
- Masukkan kata sandi dan pertahankan enkripsi bawaan AES-256.
- Unduh ZIP terenkripsi dan kirimkan. Penerima akan membutuhkan 7-Zip, WinRAR, atau aplikasi pengarsip lain yang mendukung AES.
Untuk menambahkan kata sandi ke arsip yang sudah ada, gunakan Lindungi ZIP dengan Kata Sandi; untuk menghapus kata sandi yang Anda ketahui, gunakan Hapus Kata Sandi ZIP. Di 7-Zip, pilih Add to archive, masukkan kata sandi, dan pilih AES-256 sebagai metode enkripsi. Jika nama file itu sendiri sensitif, pilih format 7z dan centang Encrypt file names. Perlu diketahui bahwa Windows File Explorer tidak bisa membuat ZIP terenkripsi, dan perintah zip -e di macOS dan Linux memakai skema ZipCrypto yang lemah.
Cara membagikan kata sandi dengan aman
Enkripsi tidak ada gunanya jika kata sandi dikirim bersama file. Siapa pun yang mencegat email itu atau menerimanya karena salah diteruskan akan mendapatkan keduanya.
- Gunakan saluran yang berbeda. Kirim file lewat email dan kata sandi lewat pesan teks, telepon, atau aplikasi pesan.
- Sepakati sebelumnya untuk pertukaran rutin, sehingga tidak perlu mengirim kata sandi setiap kali.
- Gunakan fitur berbagi pada pengelola kata sandi jika kedua pihak memakainya.
- Jangan pakai ulang kata sandi yang sama untuk file atau penerima yang berbeda.
Sebagian sistem email perusahaan memblokir atau mengkarantina lampiran terenkripsi karena pemindai virusnya tidak bisa memeriksa isinya. Jika penerima mengatakan file tidak pernah sampai, itu kemungkinan penyebabnya, dan layanan berbagi file yang aman mungkin lebih cocok.
Jika Anda lupa kata sandi
Tidak ada pintu belakang dan tidak ada tautan reset. Enkripsi yang sesungguhnya bekerja justru karena tidak seorang pun, termasuk pembuat perangkat lunaknya, dapat mendekripsi file tanpa kata sandi. Satu-satunya pilihan adalah menebak, yang hanya berhasil jika Anda mengingat sebagian besar kata sandinya. Alat pembuka kunci, termasuk milik kami, memerlukan kata sandi yang benar; alat itu menghapus perlindungan, bukan menjebolnya. Pengecualiannya adalah pembatasan tanpa kata sandi untuk membuka, yang bisa dihapus karena sejak awal tidak ada yang dienkripsi. Sebelum mengenkripsi sesuatu yang penting, simpan kata sandinya di tempat aman dan taruh salinan tanpa enkripsi di lokasi yang aman jika kehilangan akses akan merugikan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah PDF yang dilindungi kata sandi aman?
Jika memiliki kata sandi untuk membuka dan memakai AES-256, ya, asalkan kata sandinya panjang dan acak. PDF yang terbuka tanpa kata sandi tetapi memblokir pencetakan atau penyalinan tidak aman; pembatasan tersebut bisa dihapus dengan mudah.
Apakah Protect Sheet di Excel bisa mencegah orang membaca data saya?
Tidak. Protect Sheet mencegah sel diedit di Excel, tetapi workbook-nya tidak dienkripsi. Gunakan File > Info > Protect Workbook > Encrypt with Password agar kata sandi diperlukan untuk membukanya.
Mengapa penerima tidak bisa membuka ZIP yang saya lindungi dengan kata sandi di Windows?
Windows File Explorer hanya mendukung skema ZipCrypto yang lama. ZIP AES-256 memerlukan 7-Zip, WinRAR, atau alat serupa. Minta penerima untuk menginstalnya, bukan beralih ke enkripsi lemah untuk file yang sensitif.
Bisakah saya memulihkan kata sandi Word atau PDF yang terlupa?
Tidak lewat jalur resmi mana pun. File hanya bisa dibuka dengan menebak kata sandinya, yang realistis hanya untuk kata sandi yang pendek atau mudah ditebak. Itu juga persis alasan mengapa kata sandi yang kuat melindungi Anda.
Apakah aman memakai alat online untuk mengenkripsi file?
Tergantung di mana pemrosesannya berlangsung. Alat lindungi dan buka kunci kami berjalan sepenuhnya di browser Anda, sehingga file dan kata sandi tidak diunggah. Pada layanan apa pun yang mengunggah file ke server, Anda mempercayakan dokumen yang belum dienkripsi kepada server tersebut.