كيف تحوّل Excel إلى PDF
- أفلت جدول بيانات في منطقة الرفع. الملفات المدعومة هي
.xlsxو.xlsو.xlsmو.odsو.csv. - اختر الاتجاه المناسب للصفحة: أفقي (الافتراضي، والأفضل للجداول العريضة) أو عمودي.
- انقر تحويل إلى PDF ونزّل النتيجة.
يُقرأ جدول البيانات ويُحوَّل بالكامل داخل متصفحك. ولا يُرفع أبدًا، وهذا مهم عندما يحتوي المصنّف على رواتب أو بيانات عملاء أو أرقام مالية.
كيف يتم التحويل؟
تُعرض كل ورقة عمل في المصنّف على شكل جدول في ملف PDF. تُنظَّم الصفوف والأعمدة في شبكة مرتبة، وتمتد الأوراق الطويلة تلقائيًا إلى الصفحة التالية. وإذا كان المصنّف يضم عدة أوراق، تحصل كل منها على قسم خاص بها، فالملف الذي يحتوي على أوراق «يناير» و«فبراير» و«مارس» ينتج ملف PDF واحدًا يضم الجداول الثلاثة.
يعرض ملف PDF قيم الخلايا كما هي مخزّنة في الملف. ولا تُطبع الصيغ على هيئة صيغ، بل ترى نتائجها، تمامًا كما يحدث عند طباعة الورقة في Excel.
أفقي أم عمودي؟
| الاتجاه | الأنسب لـ |
|---|---|
| أفقي | الأوراق ذات الأعمدة الكثيرة: التقارير المالية، وجداول الدوام، والبيانات المصدَّرة |
| عمودي | القوائم الضيقة ذات الأعمدة القليلة والصفوف الكثيرة: قوائم الأسعار، والمخزون، وقوائم جهات الاتصال |
لماذا تحوّل جدول بيانات إلى PDF؟
- مشاركة للقراءة فقط. يرى المستلمون الأرقام لكن لا يمكنهم تغيير الصيغ أو البيانات عن طريق الخطأ.
- يُفتح في كل مكان. لا حاجة إلى ترخيص Excel أو إلى تطبيق جداول بيانات، فأي متصفح أو هاتف يستطيع عرض ملف PDF.
- تقارير قابلة للطباعة. صفحات ملف PDF ثابتة، لذا يُطبع الجدول بالشكل نفسه على كل طابعة.
- المرفقات والتقديمات. كثير من البوابات الإلكترونية والمحاسبين يطلبون التقارير بصيغة PDF.
نصائح وقيود
- البيانات لا التصميم. ينتج المحوّل جدول بيانات مرتبًا. ولا يُعاد إنتاج التنسيقات الخاصة بـExcel مثل ألوان الخلايا والتنسيق الشرطي والمخططات والصور وعروض الأعمدة الدقيقة.
- الأوراق العريضة جدًا أسهل قراءةً في الاتجاه الأفقي. وإذا كانت الورقة تضم عشرات الأعمدة، ففكّر في حذف الأعمدة غير الضرورية أو إخفائها في نسخة من الملف أولًا.
- احذف الأوراق المساعدة التي لا تريد مشاركتها، لأن كل ورقة في المصنّف تُضمَّن.
- تحتاج إلى البيانات نفسها؟ لتعطي أحدًا البيانات الخام بدلًا من تقرير قابل للطباعة، صدّرها باستخدام تحويل Excel إلى CSV.
الأسئلة الشائعة
هل تُحوَّل جميع الأوراق؟
نعم. تُعرض كل ورقة عمل في الملف جدولًا مستقلًا في ملف PDF، بالترتيب نفسه الموجود في المصنّف.
هل ستظهر الصيغ في ملف PDF؟
لا. يعرض ملف PDF قيم الخلايا، وهذا ما يريده معظم الناس في التقرير. ويحتفظ المصنّف الأصلي بالصيغ.
هل يمكنني تحويل ملف CSV إلى PDF؟
نعم. يُعامَل ملف CSV على أنه مصنّف بورقة واحدة، ويصبح جدولًا واحدًا في ملف PDF.
آخر تحديث